Dienstleistung hört bei der Kirche nicht auf!

Die Visitenkarte eines jeden Unternehmens, einer jeden Organisation – egal wo – ist und bleibt das Sekretariat. Es ist die erste Anlaufstelle, es ist die Stelle die Auskünfte erteilt und wenn hier die Dienstleistung fehlt, dann fällt es auf ein Gesamtunternehmen zurück. Das ist bei einer Kirche nicht anders.

Als Dienstleister für die Pfarrgemeinde – sowohl den einzelnen Gemeindemitgliedern als auch den Vereinen und Ausschüssen - , für das Seelsorgeteam und für das Bistum sehen sich die Pfarrsekretärinnen einer ständig wachsenden Fülle von Aufgaben gegenüber, die sich in der bisherigen Arbeitsweise nicht mehr bewältigen lassen. Unter professioneller und erfahrener Leitung von Frau Müller aus Bremen und mit Unterstützung von Pfr. Winkeler, des Seelsorgeteams, des Kirchenvorstands und des Pfarreirates wurde mit den vier Sekretärinnen unserer Gemeinde (Frau Laumann, Frau Achtermann, Frau Hergemöller und Frau Teepe) ein neues Konzept entwickelt. Durch die Einrichtung eines Frontoffice, in dem während der Öffnungszeiten die Anliegen aller Gemeindemitglieder persönlich, telefonisch und per e-mail entgegengenommen und bearbeitet werden, und eines Backoffice, in dem gleichzeitig Aufgaben konzentriert und in Ruhe abgearbeitet werden können, wurde der Rahmen für eine effiziente und kommunikative Arbeitsweise geschaffen. Die Sekretärinnen arbeiten nicht mehr allein sondern im Team, so ist ein ständiger Austausch möglich und die verschiedenen Aufgaben können nach Neigungen und Fähigkeiten aufgeteilt werden. Um den Informationsfluss zwischen dem Pastoralteam und den Sekretärinnen zu gewährleisten, nimmt Frau Teepe als Büroleitung an den wöchentlichen Dienstgesprächen teil.

Neue Öffnungszeiten in der St. Reinhildis Kirchengemeinde Hörstel seit 01.05.2016
Um sowohl die benötigte Ruhearbeitszeit als auch eine gute Erreichbarkeit und eine schnelle Erledigung der angefragten Wünsche der Gemeindemitglieder zu gewährleisten hat die St. Reinhildis Kirchengemeinde folgende Veränderungen im Bereich der Pfarrbüros vorgenommen:

Ab dem 2. Mai präsentiert sich das aus vier Pfarrsekretärinnen bestehende Büroteam erstmals an einem gemeinsamen Büroort. An der Adresse Ostenwalder Str. 11 in Hörstel werden in Zukunft alle relevanten Informationen bezüglich der Pfarrgemeinde verwaltet und archiviert. Das Pfarrbüro in Hörstel wird zukünftig an allen Tagen in der Woche zu erreichen sein. Von montags bis freitags an jedem Vormittag von 9 bis 12 Uhr und zusätzlich am Dienstag- und Donnerstagnachmittag von 15 bis 18 Uhr. Erreichbar sind die Pfarrsekretärinnen aber auch telefonisch unter der Nummer 05459/971220 und unter der E-Mail-Adresse: st-reinhildis-hoerstel@bistum-muenster.de.

Kirchenmitglieder, die gerne weiterhin in den Ortssteilen Bevergern, Riesenbeck und Dreierwalde ihre Anfragen und Wünsche äußern möchten, werden auch in Zukunft die Pfarrsekretärinnen und den gewohnten Service vor Ort vorfinden.

In Riesenbeck wird das Kirchenbüro am Freitagvormittag von 9.00 bis 11.00 Uhr und am Dienstagnachmittag von 15.00 bis 17.00 Uhr geöffnet sein.

Ebenfalls zwei Stunden am Vormittag, und zwar am Dienstag von 8.00 – 10.00 Uhr, werden die Türen des Büros in Dreierwalde geöffnet sein. Nachmittags wird hier am Donnerstag von 15.00 – 17.00 Uhr Gelegenheit zur Erledigung zur Verfügung stehen.

In Bevergern ist das Büro am Montag von 15.00 – 17.00 Uhr und am Donnerstag von 8.00 – 10.00 Uhr geöffnet. Telefonanrufe der Kirchenbüros werden außerhalb dieser Öffnungszeiten automatisch an das Pfarramt in Hörstel weitergeleitet.

Verlässliche Öffnungszeiten und eine schnelle Bearbeitung von Kirchenmitgliederanfragen stellen das Ziel der oben genannten Umstellungen dar. War bisher zu besonderen Anlässen (Urlaub oder Krankheit der Mitarbeiterinnen) nur ein eingeschränkter Dienst möglich, so wird es zukünftig regelmäßige Vertretungen für die vereinbarten Zeiten geben. Die Zusammenlegung von Kirchenbüchern und weiteren Kircheninformationen in einem Pfarrbüro bietet zudem die Möglichkeit, zeitnah oder sogar direkt die gewünschten Abschriften oder Informationen mitnehmen zu können.